Wat ga je doen?
Als Officemanager ondersteun en faciliteer je het team in hun dagelijkse werkzaamheden en zorg je onder andere voor een vlotte afhandeling van offertes en facturen. Je komt te werken op een afdeling van 16 medewerkers: een hecht team van erfgoedadviseurs, wetenschappelijk medewerkers, een communicatiemedewerker, een administratief medewerker, een teamleider en directeur. Iedere collega bezit eigen expertise. Zelfstandig kunnen werken, kritisch nadenken, onderzoek en erfgoed staan bij ons centraal – en dat alles vanuit de inspirerende omgeving van het Nederlands Openluchtmuseum.
Jouw taken en verantwoordelijkheden:
- Financieel-administratieve werkzaamheden: Je onderhoudt het contact met de crediteuren zodat opdrachten snel en op de juiste manier worden uitgezet. Het verder inrichten van een overzichtelijke administratie zodat alle, voor de financiële afdeling benodigde documenten bij binnenkomst van de factuur snel doorgezet kunnen worden. Je checkt of de facturen overeenkomen met de offerte en dat deze voorzien zijn van de juiste gegevens voordat ze naar de financiële afdeling gaan (minimaal 1 dag per week).
- Vergaderingen plannen, voorbereiden en notuleren: Jij zorgt ervoor dat vergaderingen soepel verlopen en dat alle relevante informatie correct wordt vastgelegd.
- Key User Office 365: Je bent het aanspreekpunt binnen KIEN voor vragen en veranderingen met betrekking tot Teams, SharePoint en andere software uit het Office 365-pakket.
- Algemene office-ondersteuning: jij beheert onze algemene mailboxen, neemt de telefoon op en zorgt ervoor dat de kast met kantoorartikelen altijd goed gevuld is.
- Deelnemersadministratie en ontvangst: Jij beheert de administratie en ontvangst van deelnemers bij symposia en bijeenkomsten die KIEN organiseert.
- Teamondersteuning: Je ondersteunt het KIEN team bij het organiseren en plannen van diverse activiteiten.
Zo ziet jouw gemiddelde werkdag eruit:
Je komt binnen, parkeert je auto of stalt je fiets in onze bewaakte fietsenstalling en bespreekt onder het genot van een kop koffie kort hoe het weekend was met je collega’s. Je begint met het beantwoorden van de eerste binnengekomen e-mails: je pakt ze zelf op, of waar nodig zet je ze door naar een collega waarvan je weet dat die de vraag kan beantwoorden. Vervolgens werk je aan offertes, vult ontbrekende gegevens in en zorgt ervoor dat deze samen met de factuur en juiste onderbouwing naar de financiële afdeling worden gestuurd.
Tijdens de lunch wandel je samen met collega’s naar de bakkerij in ons museumpark om een lekker broodje te halen. Terug op kantoor beantwoord je ad-hoc vragen van collega’s: iemand kan een document niet vinden, en een ander wil graag een laptopstandaard of nieuw notitieboekje. Je beantwoordt ook een telefoontje van een erfgoedbeoefenaar, of het ministerie. Aan het eind van de dag verstuur je de stukken voor het eerstvolgende teamoverleg, en klap je je laptop dicht.
Dit breng jij mee uit het verleden:
Je bent onze ideale collega als je:
- Beschikt over een mbo werk- en denkniveau.
- Relevante werkervaring hebt, bijvoorbeeld in financiële administratie, als receptionist of als officemanager.
- Nauwkeurig werkt, communicatief sterk bent en een kei bent in plannen en organiseren.
- Jouw talent voor overzicht en je vermogen om correct, respectvol en professioneel met iedereen te communiceren kunt laten zien. Jij bent de onmisbare schakel in ons team.
- Betrouwbaarheid en integriteit hoog in het vaandel hebt staan.
- Voldoening haalt uit het ontzorgen van anderen en het vinden van creatieve oplossingen voor de uitdagingen die op je pad komen.
- Initiatief neemt, zelfstandig kunt werken maar ook sociaal bent en een teamplayer kunt zijn die zorgt voor verbinding.
- Flexibel bent; je hoeft niet vaak over te werken, maar je vindt het geen probleem om een tandje extra bij te zetten wanneer dit nodig is.
- Als Key User jouw analytische kennis en de functionaliteiten van Office 365, Sharepoint, Outlook en Teams optimaal weet in te zetten.
- Affiniteit met immaterieel erfgoed hebt, dit is een pre.
- Zowel de Nederlandse als Engelse taal goed beheerst.
Denk je dat je geschikt bent voor deze functie, maar je voldoet niet aan alle genoemde eigenschappen en ervaring? We zijn dan alsnog benieuwd naar jouw sollicitatie!
Dit krijg je van ons:
- Een jaarcontract voor 20-24 uur per week, met een bruto maandloon van maximaal € 3.448,- conform museum cao o.b.v. een fulltime dienstverband van 36 uur en afhankelijk van jouw opleiding en ervaring.
- Reiskostenvergoeding: 100% wanneer je met het openbaar vervoer komt en anders € 0,23 per kilometer tot maximaal 50 km enkele reis.
- Een vakantietoeslag van 8% van het bruto jaarsalaris en een eindejaarsuitkering van 3,4%.
- 27 vakantiedagen (194,4 uur) per jaar o.b.v. een fulltime contract.
- Een goed geregeld pensioen bij PFZW.
- Een goed uitgeruste werkplek op ons kantoor inclusief een laptop en telefoon om je werkzaamheden goed uit te kunnen voeren. Mogelijkheden tot thuiswerken zijn bespreekbaar.
- Deelname aan een volledig verzorgde introductiedag voor alle nieuwe medewerkers bij het Openluchtmuseum – zo kun je alvast wat nieuwe mensen leren kennen.
- De mogelijkheid om deel te namen aan diverse personeelsacties- en uitjes.
- Na minimaal 1 maand in dienst te zijn, krijg je (onbeperkt) 50% korting op maximaal 5 kaartjes van één de attractieparken van de Club van Elf, zoals de Efteling, Van Gogh Museum of Madame Tussauds. Ook bij Burgers’ Zoo krijg jij als medewerker gratis toegang en een parkeerkaart.
Maar dat is nog niet alles; samen met je (inwonende) gezinsleden mag je ook onbeperkt (en gratis) ons Openluchtmuseum bezoeken en krijg je 10% personeelskorting bij de museumwinkel en bij onze horeca.
Enthousiast over deze vacature?
Zie je het wel zitten, 20-24 per week doorbrengen als office manager bij KIEN? Wacht dan niet te lang en maak je interesse kenbaar! Dit kan door jouw motivatie en cv te solliciteren vóór 25 augustus 2024 via de sollicitatie knop op de website van het Nederlands Openluchtmuseum. Heb je inhoudelijke vragen? Deze mag je stellen aan Saskia van Oostveen, directeur KIEN, via s.vanoostveen@immaterieelerfgoed.nl of via 0613676590.
De eerste gesprekken vinden plaats op 4 en 5 september 2024.
Wanneer jij onze nieuwe collega wordt vragen we om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
Over Kenniscentrum Immaterieel Erfgoed Nederland
Kenniscentrum Immaterieel Erfgoed Nederland (KIEN) coördineert sinds 2012 de uitvoering van het Unesco Verdrag ter Bescherming van het Immaterieel Cultureel Erfgoed. KIEN is gevestigd in het Nederlands Openluchtmuseum in Arnhem. Onze missie is het vergroten van kennis, bewustwording en zichtbaarheid van immaterieel erfgoed. Wij vinden dat immaterieel erfgoed van onschatbare waarde is voor onze samenleving. Het vormt onze identiteit, stimuleert creativiteit, versterkt sociale cohesie en schakelt het verleden met het heden en de toekomst. Daarom is het belangrijk om de kennis over immaterieel erfgoed te vergroten, zodat we het kunnen doorgeven aan toekomstige generaties.
Met een divers team van wetenschappelijke medewerkers en adviseurs ondersteunt KIEN gemeenschappen, individuen, overheden en (erfgoed)organisaties bij het levend houden en toekomstbestendig maken van immaterieel erfgoed. Door het bouwen van netwerken, zowel nationaal als internationaal, dragen we bij aan het versterken van de rol van immaterieel erfgoed in onze samenleving.