Klik hier om te solliciteren
Wat ga je doen?
Als administratief medewerker ontzorg je het team en ben je verantwoordelijk voor het dagelijkse reilen en zeilen van alle voorkomende kantoorwerkzaamheden. Je komt te werken op een afdeling van 16 medewerkers: een hecht team van erfgoedadviseurs, wetenschappelijk medewerkers, een communicatiemedewerker, een administratief medewerker erfgoedgemeenschappen, een teamleider en directeur. Iedere collega heeft een eigen expertise. Je bent (in- en extern) het eerste aanspreekpunt en de verbindende schakel binnen ons team.
Jouw taken en verantwoordelijkheden:
- Financieel-administratieve werkzaamheden: Je zorgt voor een overzichtelijke administratie zodat alle, voor de financiële afdeling benodigde documenten, als onderbouwing aan de factuur gekoppeld kunnen worden. Je checkt of de facturen overeenkomen met de offerte en dat deze voorzien zijn van de juiste gegevens (minimaal 1 dag per week).
- Vergaderingen plannen, voorbereiden en notuleren: Jij zorgt ervoor dat vergaderingen soepel kunnen verlopen door alle relevante informatie vooraf te verstrekken en te notuleren.
- Office 365: Je bent het aanspreekpunt binnen KIEN voor vragen met betrekking tot Teams, SharePoint en andere software uit het Office 365-pakket.
- Algemene office-ondersteuning: Jij zorgt voor een efficiënt en goed georganiseerd kantoor, beheert onze algemene mailboxen, agendabeheer van de directeur en de teamleider, beantwoordt de telefoon en bent daarmee het visitekaartje van KIEN.
- Teamondersteuning: Je bent de spin in het web: Je denkt mee waar nodig, stuurt een kaartje naar een jarige collega. Ook beheer je de deelnemersadministratie en ontvang je deelnemers bij symposia en bijeenkomsten die KIEN ca 3 keer per jaar organiseert.
Dit breng jij mee uit het verleden
Jij bent onze ideale nieuwe collega wanneer je:
- Beschikt over minimaal mbo werk- en denkniveau.
- Relevante administratief-secretariële werkervaring hebt.
- Nauwkeurig werkt en goed kan plannen en organiseren.
- Jouw talent voor overzicht en je vermogen om correct, respectvol en professioneel met iedereen te communiceren kunt laten zien.
- Betrouwbaarheid en integriteit hoog in het vaandel hebt staan.
- Voldoening haalt uit het ontzorgen van anderen en het vinden van creatieve oplossingen voor de uitdagingen die op je pad komen.
- Initiatief neemt, zelfstandig kunt werken maar ook sociaal bent en een teamplayer kunt zijn die zorgt voor verbinding.
- Flexibel bent en prioriteiten kan stellen; je kan goed schakelen tussen verschillende taken en werkzaamheden.
- Jouw kennis van de functionaliteiten van Office 365, Sharepoint, Outlook en Teams optimaal weet in te zetten.
- Affiniteit met immaterieel erfgoed hebt, dit is een pre.
- Zowel de Nederlandse als Engelse taal goed beheerst.
- Een korte reisafstand tot het museum hebt.
Denk je dat je geschikt bent voor deze functie, maar je voldoet niet aan alle genoemde eigenschappen en ervaring? We zijn dan alsnog benieuwd naar jouw sollicitatie!
Dit krijg je van ons
- Een jaarcontract voor 24 uur per week, met een bruto maandloon van maximaal € 3.620,- conform museum cao o.b.v. een fulltime dienstverband van 36 uur en afhankelijk van ervaring.
- Reiskostenvergoeding: 100% wanneer je met het openbaar vervoer komt en anders € 0,23 per kilometer tot maximaal 50 km enkele reis.
- Een vakantietoeslag van 8% van het bruto jaarsalaris en een eindejaarsuitkering van 3,4%.
- 28 vakantiedagen (201,6 uur) per jaar o.b.v. een fulltime contract.
- Een goed geregeld pensioen bij PFZW.
- Een goed uitgeruste werkplek op ons kantoor inclusief een laptop en telefoon om je werkzaamheden goed uit te kunnen voeren. Mogelijkheden tot thuiswerken zijn bespreekbaar.
- Deelname aan een volledig verzorgde introductiedag voor alle nieuwe medewerkers bij het Openluchtmuseum – zo kun je alvast wat nieuwe mensen leren kennen.
- De mogelijkheid om deel te nemen aan diverse personeelsacties- en uitjes.
- Na minimaal 1 maand in dienst te zijn, krijg je (onbeperkt) 50% korting op maximaal 5 kaartjes van één de attractieparken van de Club van Elf, zoals de Efteling, Van Gogh Museum of Madame Tussauds. Ook bij Burgers’ Zoo krijg jij als medewerker gratis toegang en een parkeerkaart.
Maar dat is nog niet alles; samen met je (inwonende) gezinsleden mag je ook onbeperkt (en gratis) ons Openluchtmuseum bezoeken en krijg je 10% personeelskorting bij de museumwinkel en bij onze horeca.
Denk je dat je geschikt bent voor deze functie, maar je voldoet niet aan alle genoemde eigenschappen en ervaring? We zijn dan alsnog benieuwd naar jouw sollicitatie! Stuur jouw motivatie en cv voor woensdag 8 januari op via deze link. Heb je inhoudelijke vragen? Deze mag je stellen aan Saskia van Oostveen, directeur KIEN, door een mail te sturen naar s.vanoostveen@immaterieelerfgoed.nl.
De eerste gesprekken vinden plaats op 15 en 16 januari 2025 en het tweede gesprek in de week van 20 januari 2025.
Wanneer jij onze nieuwe collega wordt vragen we om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
